Ausgangslage
2016 legte die Energie Steiermark mit der Fusionierung von Logistik und Fuhrparkmanagement den Grundstein für ein effizientes Flottenmanagement und den ökonomischen und ökologischen Einsatz von Dienstfahrzeugen. Ziel war es, die auf 24 Standorte aufgeteilte Unternehmensflotte mit rund 700 Fahrzeugen durch eine Umstellung auf Operational-Leasing und die Digitalisierung von Prozessen zentral zu verwalten. Mit ibiola war der richtige Partner für die erfolgreiche Umsetzung des Vorhabens gefunden, bot die Softwarelösung des österreichischen Unternehmens doch sämtliche dafür erforderliche Features.
Herausforderung
Zu den größten Herausforderungen zählten die Integration in bestehende organisatorische und technische Prozesse sowie die Einbindung in das existierende ERP-System unter Einhaltung aller rechtlichen Rahmenbedingungen und internen Vorgaben. Eine standortübergreifende zentrale Verwaltung verschiedenster ein- und zweispuriger Fahrzeugtypen mit unterschiedlichen Antriebsarten war ebenso Bedingung wie die optimale Usability für Fahrer*innen bei gleichzeitiger Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien. Darüber hinaus galt es, eine Auslastungsoptimierung sowie eine Reduktion der Fahrzeuganzahl zu erreichen. In Sachen E-Mobilität hatten Sicherheit, Zuverlässigkeit und die einfache Integration in das bestehende System höchste Priorität.
Ergebnis
Mit ibiola fand man eine Lösung im Bereich digitales Fuhrparkmanagement und Carsharing, die diese hochkomplexen Anforderungen bestens abdecken konnte. Als Komplett-Systemanbieter stellt das österreichische Pionierunternehmen das dafür notwendige nahtlose Zusammenspiel von Hard- und Software mit Bestandssystemen sicher. Das Ergebnis des Umsetzungsprojektes ist der Energie Steiermark “Mobilitätsmanager”. Dieser bietet eine umfassende digitale Fuhrparkverwaltung und ermöglicht auch Nutzer*innen ohne Vorkenntnisse die einfache Bedienung.
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Benefit 01
Vorteil für alle
So zahlreich die Vorteile für das Fuhrparkmanagement sind, so vielfältig sind sie auch für die Mitarbeiter*innen der Energie Steiermark. Die unterschiedlichen Features reduzieren manuelle Tätigkeiten, ermöglichen die Kombination aus dienstlicher und privater Nutzung der Fahrzeuge sowie die automatische Verrechnung aller Kosten an Kostenstellen oder Mitarbeiter über SAP. Für eine gezielte Steuerung liefert das System außerdem wertvolle Informationen und KPIs über die gesamte Flotte.
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Benefit 02
Gezielter Einsatz
Für die Nutzung des Fahrzeugpools steht den Mitarbeiter*innen via App oder Webportal ein geführter Buchungsprozess zur Verfügung, der das jeweils passendste Fahrzeug zuweist. Die Auswahl erfolgt nach individuellen Parametern, die der Fuhrparkleiter zuvor definiert: So werden beispielsweise Fahrzeuge mit niedrigem Kilometerstand vorgezogen und Elektrofahrzeuge für Kurzstrecken vergeben. Durch diese gezielte Zuweisung konnten eine Kostenoptimierung und ein effizienterer Nutzungsgrad erreicht werden.
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Benefit 03
Weniger ist mehr
Der gesteuerte Einsatz sämtlicher Fahrzeuge führte zu einer signifikanten Reduktion der jährlichen Kilometerleistung und damit zu einer massiven Treibstoffeinsparung. Insgesamt konnte der Fahrzeugpool durchschnittlich um sieben Prozent pro Jahr reduziert werden und auch die Anzahl zugewiesener Dienstfahrzeuge nahm deutlich ab. Die Mitarbeiter*innen der Energie Steiermark schätzen die einfache Bedienung des digitalen Angebots sowie die Möglichkeit der zeit- und ortsunabhängigen Buchung und Inbetriebnahme der Fahrzeuge.