Ausgangslage
Das Bundesministerium für Landesverteidigung strebte eine Mobilitätsplattform zur Steuerung eines ressortübergreifenden Fahrzeugpools an, die allen berechtigten Nutzer*innen Zugang zu den Fahrzeugen gibt. Die Verwaltung sämtlicher Fahrzeuge, Fahrer*innen und Buchungen sollte über eine zentrale Administrationsplattform funktionieren und die Vergabe der einzelnen Fahrzeuge nach Kriterien erfolgen, die sowohl Kosten als auch Ressourcen optimieren.
Herausforderung
Die Verwaltung der einzelnen Fuhrparks war zu Projektbeginn noch jedem Ressort selbst überlassen. Dieses Vorgehen führte in den einzelnen Bereichen jedoch zu völlig unterschiedlichen Methoden im Bereich des Flottenmanagements, wobei etliche Ressourcen nicht optimal eingesetzt wurden. Die daraus resultierende heterogene Herangehensweise galt es durch eine zentrale Steuerung der Dienstfahrzeugadministration für alle Ministerien zu vereinheitlichen. Ziel waren eine effizientere Nutzung und höhere Auslastung sowie die Reduktion manueller Tätigkeiten. Auf der Seite der Anwender*innen sollte eine neue User-Experience die Buchung und Nutzung der Fahrzeuge erleichtern.
Ergebnis
Aufbauend auf die Mobilitätsplattform von ibiola entwickelte man eine Shuttle-Funktion für den Einsatz in den Ministerien. Die “MoVe Shuttle App” dient dabei als Frontend für Nutzer*innen und Fahrer*innen und ermöglicht Buchung, Steuerung und Abrechnung der einzelnen Fahrten. Außerdem wurden weitere Features eingebunden, wie etwa die automatische und optimierte Zuteilung von Fahrzeugen basierend auf Routen- und GPS-Informationen sowie die Verwaltung von Kraftfahrer*innen und spezielle Reportings. Die Lösung konnte nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert werden.
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Benefit 01
Weniger Leerfahrten
Acht Ressorts nehmen bisher an dem Projekt teil, wobei die Zahl unnötiger Leerfahrten durch Fahrtenzusammenlegung bereits deutlich reduziert werden konnte. Zugleich wurde auch der Nutzungsgrad des Fahrzeugpools erhöht. In der Endausbaustufe rechnet man mit einer Kostenoptimierung von bis zu 40 Prozent.
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Benefit 02
Geplante Entwicklungen
Neben der Ausweitung des Projekts auf weitere Ministerien ist auch eine Forcierung von E-Mobilität geplant. Dafür soll nach und nach die komplette Flotte auf Elektrofahrzeuge und andere nachhaltige Antriebsformen umgestellt werden, um so die Vorbildfunktion des Bundes für die Bürger*innen optimal zu erfüllen. Die Software von ibiola ermöglicht dabei eine friktionsfreie Integration von E-Mobilität, indem beispielsweise der Ladestand angezeigt und bereits bei der Buchung ein entsprechender Ladepuffer automatisiert einkalkuliert wird.
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Benefit 03
Optimierte Kosten
Der gezielte Einsatz der Flotte mit weniger Leerfahrten und einer gesteigerten Nutzung sowie die automatisierte Buchung und Fahrtenzusammenlegungen wird in der Endausbaustufe des Projekts die Kosten um bis zu vierzig Prozent reduzieren.