Fahrtenbücher dokumentieren die Strecken und Anlässe von Fahrten schriftlich und dienen als Nachweis für den Arbeitgeber und das Finanzamt sowie als mitunter wertvolle Entscheidungshilfe für die Fuhrpark- und Flottenverwaltung sowie das Poolsharing. Damit ein Fahrtenbuch als ordentlich geführt und zulässig gilt, muss es bestimme Informationen beinhalten und geschlossen sowie revisionssicher gestaltet sein, bei digitalen Lösungen zudem datenschutzrechtliche Regularien erfüllen. Was aber muss in einem Fahrtenbuch stehen? Wie sieht es mit der Fahrtenbuch-Pflicht in Österreich aus? Und welche Vorteile bieten Mobilitätslösungen von ibiola für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Fuhrpark- und Flottenmanager?
Besteht eine Fahrtenbuch-Pflicht in Österreich
Das ist mit einem (fast) klaren „Nein“ zu beantworten. Grundsätzlich ist die Führung eines Fahrtenbuchs freiwillig und kann lediglich als Auflage bei einem Strafverfahren nach einem Verkehrsverstoß angeordnet werden (ausgehend von § 103 Abs. 2 KFG zur Auskunftspflicht, wer ein Fahrzeug wann gelenkt hat). Nach dem Arbeitszeitgesetz besteht für Arbeitnehmer die Pflicht, ein Lenkprotokoll zu führen, sofern das Kfz nicht von der Kontrollgeräte-Verordnung betroffen ist und keine anderweitige Ausnahme von der Fahrtenbuchpflicht besteht. Besagte Protokolle sind vom Arbeitgeber bereitzustellen.
Allerdings können Fahrtenbücher steuerliche Vorteile ergeben, müssen dafür jedoch korrekt geführt werden. Gerade durch die private Nutzung entsteht ein sogenannter „geldwerter Vorteil“, der versteuert werden muss. Ohne Fahrtenbuch nimmt das Finanzamt einen CO2-Ausstoß-abhängigen Besteuerungssatz an, der häufig teurer als die Abrechnung gemäß Fahrtenbuch ausfällt. Somit entstehen für Arbeitgeber, aber auch für Arbeitnehmer deutliche Vorteile aus dem richtigen Führen eines Fahrtenbuchs.
Das muss im Fahrtenbuch stehen
Damit das Fahrtenbuch in Österreich für das Finanzamt als ordnungsgemäß gilt, müssen zunächst folgende Bestandteile enthalten sein:
- Datum
- Zeitpunkt Abfahrt und Ankunft
- Kilometerstand am Anfang sowie am Ende der Fahrt
- Zurückgelegte Strecke
- Fahrtziel und Fahrtroute (bei etwaigen Umwegen mit Begründung)
- Zweck der Reise
Wichtig ist zudem die zeitnahe und geschlossene Führung des Fahrtenbuchs. Was genau als „zeitnahe“ gilt, ist gesetzlich nicht geregelt, wohl aber die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Ebenso darf es – mit wenigen Ausnahmen – keine nachträglichen Änderungen geben. Besonderheiten gibt es jedoch bei elektronischen Fahrtenbüchern, wie den Mobilitätslösungen von ibiola. Während hier die grundlegenden Fahrdaten automatisch erfasst werden, werden die Kategorien (dienstlich / privat), Anlass und ggf. Namen der fahrzeugführenden Person nachträglich eingegeben. Auch hier greift der „zeitnahe“ Aspekt, abermals ohne genaue Bestimmung. Um erst gar nicht in etwaige Graubereiche zu tappen, sollte die Datenerfassung und -hinterlegung möglichst sofort erfolgen.
Was passiert, wenn das Fahrtenbuch falsch geführt wird?
Das hängt von der Bewertung ab. Gilt die Führung als „nicht ordnungsgemäß“, so bestehen keine Bußgeldzahlungen – das Fahrtenbuch wird nicht zugelassen. Allerdings werden (unterstellte) Privatanteile nach dem CO2-Ausstoß-abhängigen Besteuerungssatz von 1,5–2 % des Bruttolistenpreises des Kfz besteuert, womit die Steuerlast in der Regel deutlich höher als bei der korrekten Führung eines Fahrtenbuchs ausfällt. Anders sieht es jedoch bei vorsätzlicher Täuschung aus, beispielsweise die bewusste Reduzierung des Privatanteils. Wird eine entsprechend begleitete Steuererklärung eingereicht, gilt das als Steuerhinterziehung, die mit durchaus empfindlichen Strafen verbunden ist.
Deswegen ist ibiola die Top-Fahrtenbuchlösung
Die maßgeschneiderten Mobilitätslösungen von ibiola sind in verschiedenen Funktionsumfängen und Paketen erhältlich – vom klassischen, finanzamtkonformen Fahrtenbuch mit Live-Ortungsfunktion bis hin zu komplexen Fuhrpark- und Corporate-Carsharing-Varianten. Zu den Fahrtenbuch-Vorteilen der ibiola-Produkte zählen:
- Automatisierte Erfassung der notwendigen Daten dank idealer Hardware-Software-Interaktion
- Komplette Revisionssicherheit der Daten verhindert unerlaubte nachträgliche Änderungen und Verfälschungen durch Dritte
- Etwaige Datenänderungen (beispielsweise nachträgliche Definition privater und dienstlicher Fahrten) werden mit Zeit- und Userstempel dokumentiert
- Umfassende Erfüllung rechtlicher, betrieblicher, betriebsorganisatorischer, betriebsvereinbarter und datenschutzrechtlicher Regularien
- Betriebsratskonforme Features möglich (Rechtevergabe zum Datenzugriff, Pausenkennzeichnung bzw. Fahrtenzusammenfassung bei „Minipausen“)
- Unterschiedlicher Datensatzumfang bei privaten und betrieblichen Fahrten
- GPS-basierte Live-Ortungsfunktion und exakte Routen-Dokumentation
- Detaillierte Fahrten- und Fahrzeugauswertung als Grundlage wichtiger Entscheidungen im Fuhrparkmanagement
- Umfangreiche Serviceleistungen für Fuhrparks und Flotten aller Größe
Die korrekte, sichere Führung von Fahrtenbüchern auf privater und betrieblicher Ebene ist mit ibiola einfacher denn je. Dank übersichtlicher App- und Web-Lösungen, intuitiver Bedienung, voller Revisionssicherheit, Erfüllung zentraler Regularien und zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten erhalten Sie ein Tool, das die Anforderungen des Finanzamts, von Betriebsräten und Datenschutzbehörden, aber auch von Fuhrpark- und Flottenmanagern ganzheitlich erfüllt. Buchen Sie einen unverbindlichen Demo-Termin und lassen Sie sich alle Vorteile von unseren Experten zeigen.